Administratief Medewerker DIV

Administratief Medewerker DIV (32 uur)

Ben jij een Administratief Medewerker met een sterke klantgerichtheid en een hart voor publieke dienstverlening? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Klaar voor een uitdaging!
Voor de gemeente Wassenaar zoeken wij een Administratief Medewerker die binnen het team documentaire informatievoorziening (DIV) een belangrijke rol vervult binnen onze informatiehuishouding. Jouw dagelijkse taken omvatten het beheren van de informatiestromen binnen de organisatie, waarbij je zorgt voor nauwkeurige en tijdige verwerking van binnenkomende post.

Daarnaast speel je een cruciale rol in het digitaliseren van documenten en het toevoegen van relevante metadata, waardoor informatie gemakkelijk terug te vinden is in het digitale archief. Je bent verantwoordelijk voor het digitaliseren en registreren van archiefstukken, waarbij je ervoor zorgt dat de documenten veilig worden bewaard en gemakkelijk toegankelijk zijn wanneer dat nodig is.

Kortom, als Administratief Medewerker DIV speel je een essentiële rol in het waarborgen van de integriteit en toegankelijkheid van informatie binnen de gemeente. Hierdoor kan de organisatie en onze dienstverlening naar inwoners en ondernemers effectief functioneren.

Waar ga jij je tanden in zetten?

• Digitaliseren en registreren van archiefstukken zoals de binnenkomende post.
• Verzenden van ontvangstbevestigingen aan inwoners en organisaties.
• Adviseren en ondersteunen van medewerkers binnen de organisatie bij het op de juiste wijze opslaan en vinden van documenten.
• Ondersteunen van DIV-collega’s bij de periodieke controle van opgeslagen informatie en bij het classificeren en vernietigen van archiefstukken.

Wat bieden wij?
Bij de gemeente Wassenaar krijg je meer dan alleen een leuke baan. We bieden een pakket aan arbeidsvoorwaarden dat past bij jouw ambitie, levensstijl en persoonlijke ontwikkeling:

• Een salaris dat meegroeit met jouw ervaring: De functie van Administratief Medewerker DIV valt in schaal 7 (min. €2.840,00 – max. €4.015,00 bruto per maand op basis van 36 uur per week), inschaling vindt plaats op basis van (werk)ervaring. Peildatum salaris 1 januari 2026.
• Zekerheid en perspectief: Je start met een jaarcontract en bij goed functioneren bekijken we samen de mogelijkheden voor een vast dienstverband. Zo krijg je de kans om jezelf te laten zien en verder te groeien binnen de gemeente.
• Jij bepaalt: Met het Individueel Keuzebudget (IKB), dat maandelijks 17,05% van je bruto maandsalaris bedraagt, kies je zelf hoe je dit inzet: voor extra inkomen, extra verlof tot 187 uur per jaar, een nieuwe fiets, opleidingen, duurzaamheidsmaatregelen tot €1.700 per 5 jaar of een sport abonnement tot € 700 per jaar.
• Groei en ontwikkeling: Wij stimuleren de mogelijkheden voor verdere ontwikkeling en willen dit graag met elkaar bespreken.
• Aantrekkelijke extra’s naast je werk: We zorgen graag goed voor onze medewerkers. Daarom bieden we voorzieningen die jouw werkdag aangenamer maken en bijdragen aan je welzijn. Reis je duurzaam naar kantoor, dan belonen we dat met een hogere reiskostenvergoeding. Ook organiseren we regelmatig sociale activiteiten waarbij je je collega’s op een andere manier leert kennen. Hou je van sporten? Dan kun je rekenen op een bijdrage tot €300,00 per jaar. Daarnaast ondersteunen we je met een tegemoetkoming in je zorgverzekering en bouwen we samen aan je toekomst via pensioenopbouw bij ABP, waarbij de gemeente 70% van de premie betaalt. Lees hier meer over onze arbeidsvoorwaarden.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde Mbo-opleiding, niveau 4 in een relevante richting zoals administratie of juridisch.
• Affiniteit met (digitale) archivering, informatiebeheer, recordmanagement en/of datamanagement is een pré.
• Je bent 4 dagen in de week beschikbaar. Je werkzaamheden voer je uit in het gemeentekantoor van Wassenaar.
• Je bent sociaal vaardig en beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden.
• Je bent resultaatgericht en je hebt een klant- en kwaliteitsgerichte houding.
• Je bent nauwkeurig, gestructureerd en kunt procesmatig werken.
• Je weet overzicht te bewaren, bent stressbestendig en schakelt makkelijk tussen verschillende taken en belangen.
• Je hebt ervaring met MS365 en voelt je comfortabel in een digitale werkomgeving.
• Je kan zelfstandig werken, maar je bent daarnaast een teamspeler die stevig in zijn schoenen staat en een sterke wil heeft om te leren.
• Als je ook nog beschikt over een gezonde dosis humor worden wij helemaal blij.

Verklaring Omtrent Gedrag (VOG)
Een VOG-aanvraag maakt standaard onderdeel uit van onze sollicitatieprocedure. De aanvraag hiervan wordt verzorgd door HR na het arbeidsvoorwaardengesprek en ondertekening van het indiensttredingsdocument.

Jouw eenheid – Informatie & Datamanagement (I&D)
De eenheid I&D ondersteunt de gemeentelijke collega’s in hun werk en bij het optimaal en veilig benutten van onze ICT-infrastructuur. Van gegevensbeveiliging tot digitale dienstverlening, we hebben het allemaal. Werk samen met ons om de toekomst van informatie en dienstverlening vorm te geven. Sluit je aan en maak het verschil voor onze inwoners, bedrijven en instellingen!
I&D is in een gastheerschapsconstructie ondergebracht bij de gemeente Wassenaar. Door middel van een dienstverleningsovereenkomst (DvO) neemt de gemeente Voorschoten deze diensten ook af.

Welkom in Wassenaar
Je komt te werken bij de eenheid Informatie & Datamanagement in een kleine bijzondere, gemeente. Een uniek stukje Nederland, waar zo’n 27.000 mensen wonen. Wassenaar ligt midden in het groen aan de Zuid-Hollandse kust, direct naast de bestuurlijke hoofdstad Den Haag. De organisatie telt ongeveer 300 medewerkers en heeft een platte organisatiestructuur. De sfeer wordt gekenmerkt als open en collegiaal, met veel ruimte voor nieuwe ideeën en eigen inbreng. De kernwaarden respectvol, verantwoordelijk, omgevingsgericht en samen zijn leidend in onze werkcultuur. Lees hier meer over onze gemeente of de andere eenheden.

Geïnteresseerd?
Burgemeester Leendert de Lange legt in dit filmpje uit waarom Wassenaar zo’n boeiende gemeente is en hier vind je verschillende interviews met collega’s waarin zij meer vertellen over hun werk.

Word jij onze Administratief Medewerker DIV, maar heb je nog wat vragen? Neem dan contact op met Hassan Akhiat, CIO en manager van de eenheid Informatie & Datamanagement, bereikbaar op 06-14511211 of bel of app met Lisa onze recruiter op 06-46128196.

Deze vacature wordt gelijktijdig intern en extern gepubliceerd, bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.